Zakres obowiązków
1) Zadania główne:
a) prowadzenie archiwum zakładowego zgodnie z przepisami prawa, Instrukcją archiwalną, zarządzeniami Prezydenta Miasta oraz obowiązującym jednolitym rzeczowym wykazem akt (JRWA);
b) przyjmowanie i ewidencjonowanie dokumentacji w formie papierowej i elektronicznej spraw zakończonych z komórek organizacyjnych Urzędu, w tym dokumentacji ze składów chronologicznych i informatycznych nośników danych;
c) porządkowanie, przechowywanie i właściwe rozmieszczanie dokumentacji w archiwum, nadawanie kategorii archiwalnej, oznakowanie jednostek i regałów oraz bieżące monitorowanie stanu ewidencji;
d) udostępnianie dokumentacji uprawnionym osobom, prowadzenie ewidencji
udostępnień, uwierzytelnianie dokumentów oraz realizacja kwerend archiwalnych;
e) wycofywanie dokumentacji w przypadku wznowienia sprawy przez komórki
organizacyjne oraz obsługa zwrotów akt;
f) zabezpieczanie dokumentacji przed zniszczeniem, zagubieniem lub dostępem osób
nieuprawnionych, w tym kontrola dostępu do pomieszczeń archiwum oraz prowadzenie
ewidencji warunków przechowywania (temperatura, wilgotność);
g) koordynowanie obiegu dokumentacji i sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw w systemie tradycyjnym i elektronicznym;
h) brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przekwalifikowywanie jej na dokumentację
archiwalną oraz przygotowanie materiałów kategorii A do przekazania do właściwego
Archiwum Państwowego;
i) monitorowanie terminów przechowywania oraz inicjowanie brakowania/przekwalifikowania;
j) obsługa archiwum po byłej Samorządowej Składnicy Dokumentacji Niearchiwalnej oraz
wykonywanie innych czynności archiwalnych zgodnie z przepisami prawa.
2) Zadania pomocnicze:
a) wspieranie pracowników w klasyfikacji, oznaczaniu i obiegu dokumentacji;
b) utrzymywanie porządku w archiwum, kontrola regałów i warunków przechowywania;
c) monitorowanie terminów przechowywania, brakowania i przekwalifikowania dokumentów;
3) Zadania okresowe:
a) przejmowanie dokumentacji niearchiwalnej po zlikwidowanych jednostkach i porządkowanie dokumentacji nieuporządkowanej;
b) inicjowanie i udział w procedurze brakowania oraz przygotowanie dokumentacji do
przekazania do Archiwum Państwowego;
c) przeprowadzanie skontrum dokumentacji, kontrola zasobu archiwum i stanu ewidencji;
d) okresowa analiza warunków przechowywania, reorganizacja zasobu i aktualizacja
oznakowania;
e) sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum;
f) kontrola zabezpieczeń technicznych archiwum i przestrzegania przepisów kancelaryjnych w komórkach organizacyjnych;
g) prowadzenie szkoleń wewnętrznych z zakresu wykonywania czynności kancelaryjnych i archiwalnych.
Warunki pracy:
a) pełny wymiar czasu pracy;
b) praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godz. dziennie, praca w wymuszonej pozycji, kontakt z kurzem mogący powodować alergie;
c) miejsce pracy: obszar Gminy Miejskiej Mielec, budynek urzędu Mielec, ul. Żeromskiego 26, lokalizacja pokoju na parterze budynku piętrowego, bez windy;
d) w przypadku osób podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym,
umowę o pracę zawiera się na czas określony (6 miesięcy). W czasie trwania umowy
organizuje się służbę przygotowawczą kończącą się egzaminem, którego pozytywny wynik jest warunkiem dalszego zatrudnienia pracownika;
e) wynagrodzenie zasadnicze w przedziale 5030-5200 zł brutto (zgodne z Rozporządzeniem
Rady Ministrów z dnia 25 października 2021 r. w sprawie wynagradzania pracowników
samorządowych t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1638 ze zm. oraz Regulaminem wynagradzania
pracowników Urzędu Miejskiego w Mielcu) plus dodatek za wieloletnią pracę w zależności od posiadanego stażu pracy (5%- 20%), dodatkowe wynagrodzenie roczne
(tzw.13-stka), nagroda uznaniowa, nagroda jubileuszowa po osiągnięciu wymaganego
ogólnego stażu pracy (75%-400%), pakiet socjalny, możliwość przystąpienia do
Międzyzakładowej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej, ubezpieczenie grupowe na życie,
dofinansowanie do zakupu okularów korekcyjnych.
f) praca wymagająca kontaktów: kluczowe kontakty zewnętrzne Archiwum Państwowe w Rzeszowie, Podkarpacki Urząd Wojewódzki w Rzeszowie; kluczowe kontakty wewnętrzne komórki organizacyjne Urzędu Miejskiego w Mielcu.
Informacja o wskaźniku zatrudnienia osób niepełnosprawnych:
W marcu 2026 r. wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w Urzędzie Miejskim
w Mielcu, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych, był niższy niż 6%.
Wymagania
- Wykształcenie: wyższe (w tym licencjat)
- Wymagania niezbędne wobec kandydata: a) obywatelstwo polskie, z uwzględnieniem art. 11 ust. 2 i 3 ustawy o pracownikach samorządowych; b) pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych; c) brak skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe; d) cieszy się nieposzlakowaną opinią; e) wykształcenie wyższe; f) wymagana znajomość i umiejętność stosowania przepisów archiwalnych (ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, ustawy o samorządzie gminnym i Kodeksu postępowania administracyjnego; g) umiejętności zawodowe: klasyfikacja, znakowanie i przygotowanie dokumentów do brakowania lub przekazania; znajomość zagadnień związanych z elektronicznym zarządzaniem dokumentacją; obsługa systemów informatycznych do archiwizacji i ewidencji dokumentów; znajomość obsługi komputera z systemem Windows, posługiwanie się oprogramowaniem biurowym (edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny) w stopniu umożliwiającym sporządzanie prawidłowo sformatowanych pism oraz zestawień. Wymagania dodatkowe: a) mile widziane: staż pracy w administracji samorządowej w archiwum zakładowym, doświadczenie zawodowe na stanowisku pracy związanym z archiwizacją dokumentów, kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia; b) predyspozycje osobowościowe: umiejętność pracy samodzielnie jak i w zespole, sumienność, dokładność, odpowiedzialność, własna inicjatywa, dobra organizacja pracy.
Warunki pracy
- Rodzaj umowy: Umowa o pracę na czas określony
- Wymiar etatu: 1
- Zmianowość: jedna zmiana
- Data rozpoczęcia: 01.05.2026